Toutes les activités collectives organisées par Esenca sont mixtes et encadrées par des animateurs responsables.

Nos activités sont ouvertes à toutes personnes remplissant les conditions d’âges au moment de l’activité.

L’inscription aux activités d’Esenca se fait soit au moyen du bulletin de demande d’inscription ou d’une copie de celui-ci, ou via le site www.esenca-liege.be.

Pour être définitive :

> l’inscription doit être confirmée par le service,

> le dossier d’inscription doit être complété et renvoyé dans les délais impartis (fiche signalétique et médicale, fiche médicale et document d’informations générales),

> le paiement doit être réceptionné dans les délais impartis.

Le dossier d’inscription est composé d’

> une fiche signalétique et médicale,

> un document d’informations générales sur le participant valable 1 an, vérifiable et modifiable sur simple demande,

> un document « données médicales » à remplir pour chaque activité,

Nous n’accueillons que des personnes qui s’inscrivent volontairement à nos activités.

La totalité du payement est à effectuer avant le début de la première activité sauf si un étalement de payement a été demandé et accepté par le ou la responsable, dans ce cas la première tranche devra être payée avant les activités.

Tout parent d'un enfant de moins de 14 ans ayant participé à une de nos activités recevra une attestation afin de bénéficier d'une réduction fiscale. Pour les enfants reconnus à plus de 80% d’incapacité par la DGPH, les parents peuvent bénéficier de cette réduction fiscale jusqu’à la veille du 21eme anniversaire de l’enfant. Pour en bénéficier, vous devrez joindre à l’attestation fiscale la reconnaissance de la DGPH prouvant les 80% d’incapacité.

Si le participant inscrit se désiste pour une raison médicale attestée par un certificat médical rempli par un médecin et remis au secrétariat endéans les 8 jours, nous nous engageons à vous rembourser le nombre de journées auxquelles le·la participant·e n’a pas pu participer.

Si l’annulation concerne l’entièreté des séances d’activités, nous retiendrons la somme de 15€ pour frais administratif.

Si le désistement du participant n’est pas dû à une raison médicale, le·la participant·e ne pourra prétendre à aucun remboursement sauf cas particulier. Cette situation particulière devra être analysée par la responsable qui décidera d’un éventuel remboursement.

Esenca se réserve le droit d’annuler l’organisation d’une activité si le nombre d’inscrits n’est pas suffisant.

Dans ce cas, nous nous engageons à vous en informer 10 jours ouvrables avant le 1er jour de cette activité.

Le participant n’aura droit à aucune indemnité de ce chef en dehors du remboursement des sommes versées.

Les participants sont seuls responsables de leurs effets personnels (gsm, jouet, mp3, bijoux, argent). En cas de perte ou de détérioration, nous ne pouvons être tenus responsables.

Le participant s’engage à respecter les règles de vie (respect des autres participants et de l’équipe d’animation) et les consignes de sécurité données par l’équipe d’animation.

En cas de non-respect de celles-ci, nous nous réservons la possibilité d’exclure le participant sans qu’il puisse prétendre à un quelconque remboursement.

Pour les enfants à charge d'un titulaire de la mutualité Solidaris, nous couvrons les frais médicaux uniquement liés à une maladie ou accident survenus pendant les activités organisées par ESENCA (sauf si ces frais découlent d'un état de santé antérieur).

Tous les participants doivent compléter la fiche médicale qui leur sera envoyée. Les participants ayant un traitement médical ou des soins à administrer, doivent en avertir l’asbl par le biais de la fiche médicale. Dans ce cas, elle devra obligatoirement être complétée et signée par un médecin.
Une assurance spécifique contractée par l’ASBL Esenca et l’ASBL Latitude Jeunes couvre l’assistance médicale, la responsabilité civile et les accidents corporels des participants dans le cadre des activités organisées.

Les bagages et objets personnels sous la responsabilité du participant ne sont couverts par aucune assurance de l’ASBL Latitude Jeunes et de l’ASBL Esenca, qui déclinent toute responsabilité pour les pertes, vols ou détériorations de ces objets.

Le droit à l’image implique que toute personne ait le droit de disposer de son image, et donc s’opposer à la publication, à la diffusion ou à l’utilisation de son image.

Notre équipe met tout en œuvre pour respecter ce droit. C’est pourquoi, lors de l’inscription, il vous sera demandé votre autorisation de prise de vue et de diffusion. La validité de cette autorisation est de 5 ans.

Les photos, vidéos, enregistrements pris durant les activités sont utilisés avec tout le respect dû à la personne concernée. Ils nous servent à illustrer nos supports de communication.

Les données que vous fournissez lorsque vous remplissez le formulaire d’inscription sont traitées par le secteur Esenca, les ASBL Latitude Jeunes Liège et Esenca Liège des Associations Solidaris, dont le siège social est établi au 36 rue Douffet, 4020 Liège. Ces asbl respectent la réglementation relative à la protection des personnes physiques dans le cas du traitement des données à caractère personnel et de la libre circulation des données. Ces asbl n’utiliseront pas vos données personnelles à d'autres fins que celles spécifiées par vos soins et elles ne transmettront pas vos données à des tiers.

Notre « Déclaration de politique de vie privée » complète est disponible ci-dessous. Vous pouvez avoir accès à vos données et les rectifier à tout moment, conformément à la législation en vigueur, en vous adressant à « Secteur Handicap » via l’adresse mail esenca.liege@solidaris.be

Ainsi, l’association peut être amenée à utiliser les données d’identification de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires (nom, prénom, âge, adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, numéro d’affiliation de mutuelle, association ou organisme) afin de leur transmettre directement des informations utiles relatives :

> aux activités et évènements liés aux projets de l'association ou organisés en partenariat avec l'association;

> aux activités et manifestations culturelles et sociales organisées par l'association ou soutenues par elle ;

> aux offres d’emploi en rapport avec l'association ;

Afin de respecter ses obligations légales, l'association est tenue de communiquer certaines données à plusieurs tiers. L'association ne communique que les données strictement nécessaires à l’exécution de ces obligations.

L’association est susceptible de transmettre des données vers l’Office National de l’Enfance (O.N.E.) et la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Afin de valider la possibilité d’octroyer un tarif préférentiel, l'association interroge le service Assurance Complémentaire de la mutualité Solidaris Wallonie ou de la Fédération des Mutualités Socialistes du Brabant afin de vérifier si le jeune inscrit est bénéficiaire des avantages.

Dans ce cadre, l'association communique à ce service les données d’identification de l’enfant (numéro de registre national, nom, prénom).

L'association ne communique aucune donnée à caractère personnel à des tiers sans le consentement des personnes concernées.

L'association a identifié des catégories de tiers qui, moyennant l’accord de la ou des personnes concernées, pourraient éventuellement se voir communiquer des données personnelles d’identification (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, association ou organisme).

Il s’agit de :

> Partenaires de l'association afin de mener des projets en collaboration

> Presse et média dans le cadre d’interview/de témoignages

Afin de respecter le consentement de la personne ou de l’association concernée par une demande de contact par un tiers (par exemple pour des demandes d’interview, de témoignages, d’interventions hors du cadre des missions de la l'association), il sera de règle que les coordonnées du tiers demandeur soient transmises à la personne ou à l’association en question.

Celle-ci pourra donc décider de prendre contact ou non avec ce tiers. Exceptionnellement, les coordonnées de la personne ou de l’association pourraient être transmises à un tiers mais seulement avec l’accord écrit de celle-ci. La personne ou l’association est en droit de retirer son accord à tout moment moyennant communication écrite.

Pour les raisons ci-dessus indiquées, l’association peut traiter vos données :

> d’identification : nom, prénom, sexe, nationalité, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone…

> relatives aux frais de participation et aux défraiements médicaux

Les informations collectées par l’association nous aident à confirmer l’identité, à contacter, à mieux comprendre, à soutenir et à garantir la sécurité de nos participants et nous permettent d’apporter des améliorations continues à notre site internet.

Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer une newsletter ou vous informer sur nos actions ou concours éventuels.

L’association transmet également des données d’identification vers les tiers subsidiant afin de rencontrer les exigences d’éligibilité à l’obtention de subsides de fonctionnement.

Les types de données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux employé·e·s de l’association et à certain·e·s volontaires dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Tous les membres du personnel et bénévoles l’association sont, par ailleurs, strictement tenus au respect des règles de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles gérées par l’association.

Ceci implique :

> l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions ;

> l’interdiction de divulguer ou de permettre l’accès, sans accord des propriétaires, à des données personnelles dont ils ont connaissance hors ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

Les données d’identification

Les données d’identification des personnes participant ou ayant participé aux activités de l’association, sont conservées pour la durée nécessaire, sauf avis contraire exprimé par écrit par le propriétaire des données ou ses représentants légaux.

> de certifier la réalité de leur participation aux activités ;

> de la réalisation des prestations et missions convenues (marchés publics,…) ;

> du suivi de leurs mandats ;

> du suivi de leur demande de participation à des activités de Latitude Jeunes ;

> de contrôles des activités par les pouvoirs subsidiants.

Données relatives aux frais de participations et aux défraiements

Ces données sont conservées jusqu’à prescription des dettes éventuelles.

Données médicales

Les données médicales sont conservées pour le temps nécessaire au traitement
des activités auxquelles elles se rapportent.

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par l’association et le droit d’y accéder.

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise l’association, vous avez également le droit, pour les données qui vous concernent, de :

> demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;

> demander la suppression de toute donnée ;

> vous opposer au traitement d’une donnée ;

> d’exercer votre droit à l’oubli numérique (droit d’effacement) ;

> demander la limitation de traitement de vos données ;

> ne pas être soumis à une décision automatisée.

Le DPO est joignable via l’adresse mail 300.privacy@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes Liège » ou via courrier adressé Place St-Jean, 1-2, 1000 Bruxelles.

Depuis le 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données (APD) est le successeur de la Commission de la protection de la vie privée. L’APD est un organe de contrôle indépendant chargé de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel.