Les dossiers de participation comprennent plusieurs volets :

> Une fiche d’inscription doit être remplie à chaque activité. Il s’agit d’un document absolument indispensable et obligatoire.

> Une fiche d’autorisation de prise de vue nous permettant d’utiliser les photos, vidéos et enregistrements sonores.

> Un formulaire d’informations générales qui nous permet de mieux connaître le·la participant·e dans divers domaines : autonomie, comportement, etc. Il est valable 1 an. Si des changements interviennent dans la vie du·de la participant·e, nous comptons sur vous pour nous en informer.

> Si le·la coordinateur·trice de l’activité doit administrer un ou plusieurs médicaments au·à la participant·e pendant l’activité, une prescription du médecin traitant de ce·cette dernier·e est obligatoire. Nous avons également besoin de l’autorisation de son·sa représentant·e légal·e (parents, tuteur·trice ou administrateur·trice de la personne). Le document à remplir se trouve dans le formulaire « Informations générales sur le participant ».

L’inscription doit être impérativement faite par écrit par talon de demande d’inscription. Quand l’inscription est acceptée par notre service, la réservation sera effective dès réception du dossier complet de la personne et du paiement sur le compte d’Esenca Liège : BE79 1325 5123 0833.

Nous serons malheureusement dans l’obligation de refuser la personne ou de mettre fin à l’activité si le règlement n’est pas suivi.

Nous n’accueillons que des personnes qui s’inscrivent volontairement à nos activités.

Nos activités sont mises en place avec l’équipe et le·la participant·e. Nous attendons ainsi une participation active de sa part.

Si la personne inscrite se désiste pour une raison médicale attestée par un certificat médical rempli par un médecin et remis auprès du secrétariat endéans les 8 jours, nous nous engageons à vous rembourser le nombre de journées auxquelles elle n’a pas pu participer, mais nous retiendrons la somme de 15 € pour frais administratifs.

Nous nous réservons le droit d’annuler l’organisation d’une activité si le nombre d’inscrits n’est pas suffisant. Dans ce cas, nous nous engageons à vous en informer au minimum 10 jours ouvrables avant le 1er jour de cette activité et à vous rembourser l’intégralité des frais d’inscription que vous nous avez effectivement versés.

Le·la participant·e doit être en ordre d’assurance complémentaire.

Tou·te·s les participant·e·s sont couvert·e·s par une assurance « responsabilité civile » et « accidents corporels » spécifique à l’activité « Activ’toi ».

Les données que vous fournissez lorsque vous remplissez le formulaire de commande sont traitées par l’ASBL Esenca Liège des Associations Solidaris, dont le siège social est établi au 36 rue Douffet, 4020 Liège. Cette asbl respecte la réglementation relative à la protection des personnes physiques dans le cas du traitement des données à caractère personnel et de la libre circulation des données. Cette asbl n’utilisera pas vos données personnelles à d'autres fins que celles spécifiées par vos soins et elle ne transmettra pas vos données à des tiers. Notre « Déclaration de politique de vie privée » complète est disponible ici.

Vous pouvez avoir accès à vos données et les rectifier à tout moment, conformément à la législation en vigueur, en vous adressant à « Esenca Liège » via l’adresse mail esenca.liege@solidaris.be.

Pour tous renseignements complémentaires, n’hésitez pas à vous mettre en rapport avec l’ASBL Esenca Liège : Rue Douffet 36, 4020 LIÈGE • Tél. : 04 341 63 06 • esenca.liege@solidaris.be

Les données que vous nous communiquez sont utilisées uniquement afin de :

> gérer votre inscription et votre participation à l'activité ;
> vous contacter avant, pendant ou après l'activité si nécessaire ;
> assurer la sécurité et le bon déroulement de l'activité ;
> gérer les aspects administratifs, comptables et assurantiels ;
> respecter les obligations légales auxquelles l'association est soumise.

Vos données personnelles ne sont jamais communiquées à des tiers à des fins commerciales.

Elles peuvent toutefois être transmises lorsque cela est nécessaire :

> aux autorités publiques ou organismes subsidiants lorsque la réglementation l'impose ;
> aux organismes assureurs dans le cadre de la couverture des activités ;
> aux partenaires directement impliqués dans l'organisation de l'activité, uniquement pour les informations strictement nécessaires.

Toute autre communication à des tiers nécessite votre consentement lorsqu'il est requis par la législation.

Selon la nature de l'activité, l'association peut être amenée à traiter :

> vos données d'identification (nom, prénom, adresse, téléphone, e-mail, date de naissance...) ;
> les informations nécessaires à la gestion de votre inscription et de votre paiement ;
> les informations utiles à votre sécurité durant l'activité (par exemple certaines données médicales ou personnes à contacter en cas d'urgence).

Les données de santé éventuellement demandées sont limitées aux informations strictement nécessaires à votre sécurité et à votre accompagnement pendant l'activité.

Seules les personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions peuvent accéder à vos données : membres du personnel, volontaires ou prestataires mandatés par l'association.

Toutes ces personnes sont tenues à une obligation de confidentialité.

Vos données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire :

> à l'organisation et au suivi de l'activité ;
> au respect des obligations légales, comptables ou administratives ;
> aux éventuels contrôles des pouvoirs subsidiants.

Les données médicales sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'activité concernée, sauf obligation légale contraire.

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous pouvez :

> consulter les données vous concernant ;
> demander leur rectification si elles sont inexactes ;
> demander leur effacement lorsque cela est légalement possible ;
> demander la limitation ou vous opposer au traitement dans les cas prévus par la législation ;
> retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Ces droits s'exercent dans le respect des obligations légales auxquelles l'association est soumise.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) : 300.privacy@solidaris.be / Place Saint-Jean 1-2, 1000 Bruxelles

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la législation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD).